Was kostet die Einarbeitung einer neuen Pflegekraft wirklich?

Wer eine neue Pflegekraft einstellt, rechnet mit dem Gehalt und vielleicht mit einer Vermittlungsgebühr. Andere Posten stehen in keiner Rechnung: die Monate, in denen die Stelle leer bleibt, die Zeit, die das Team in die Einarbeitung steckt, und das Risiko, dass jemand nach kurzer Zeit wieder geht. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das mit Ihren eigenen Zahlen berechnen können.

1. Bevor die Einarbeitung beginnt: die Besetzung

Pflegeberufe zählen laut Bundesagentur für Arbeit weiterhin zu den beschäftigungsstärksten Engpassberufen [3]. Entsprechend lange bleiben Stellen offen. Nach Angaben der Bundesregierung waren gemeldete Stellen im Oktober 2024 im Schnitt so lange unbesetzt:

Quelle: Antwort der Bundesregierung, Bundestags-Drucksache 20/13882, Stand Oktober 2024 [1]

In dieser Zeit fängt das übrige Team die Lücke auf. Die Arbeit wird trotzdem erledigt, nur von weniger Menschen. Diese Arbeitsverdichtung tragen viele Kolleginnen und Kollegen still: mit Überstunden, Einspringen aus dem Frei, kurzfristigen Änderungen im Dienstplan und weniger Erholung. Sie taucht in keiner Kostenrechnung auf, erhöht aber das Risiko für Krankheitsausfälle und weitere Kündigungen im Stammteam. Wo Zeitarbeit die Lücke schließt, kommen deren Kosten hinzu. All das entsteht, bevor die neue Kraft überhaupt angefangen hat.

Wird die Pflegekraft im Ausland gewonnen, kommen Anwerbungskosten hinzu. Ein Beispiel mit offiziellen Zahlen ist das Programm Triple Win der Bundesagentur für Arbeit und der GIZ [2]:

Gebühr Stand September 2021; für Pflegekräfte aus Kerala (Indien) 8.495 € brutto. Private Vermittlungen kalkulieren eigene Preise.

2. Die Einarbeitung selbst

Der größte Teil der Einarbeitung ist Arbeitszeit, und zwar die von erfahrenen Kolleginnen und Kollegen. Sie erscheint in keiner Rechnung, es lohnt sich aber, sie zu erfassen:

Die Summe der Stunden multiplizieren Sie mit Ihrem Arbeitgeber-Stundensatz, also Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile, bezogen auf die tatsächlich geleisteten Stunden.

Warum sich Fragen wiederholen und warum es ein Warnsignal ist, wenn sie aufhören

Neue Pflegekräfte aus dem Ausland fragen nicht aus Unachtsamkeit mehrmals nach. Sprache, Abläufe und die ungeschriebenen Regeln im Haus sind ihnen noch fremd. Was in einer neuen Sprache mündlich erklärt wird, bleibt oft nicht beim ersten Mal hängen.

Trifft die neue Kraft dabei auf ein Stammteam, das nach Monaten der Mehrarbeit selbst am Limit ist, fallen die Antworten knapper aus. Das ist verständlich, hat aber Folgen: Die neue Kraft fragt seltener. Sie wird unsicherer, kann weniger selbstständig handeln, und der Frust wächst auf beiden Seiten. Was wie gesparte Teamzeit aussieht, ist dann ein Warnsignal.

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten

Die folgenden Werte sind Annahmen zur Veranschaulichung, keine Durchschnittswerte. Setzen Sie Ihre eigenen ein. Als Arbeitgeber-Stundensatz nehmen wir 35 € an.

Die Gesamtsumme von rund 4.300 € entsteht allein durch Teamzeit. Nicht eingerechnet sind die geringere Leistung der neuen Kraft in den ersten Wochen und die Kosten der Besetzung aus Abschnitt 1.

3. Was ein missglückter Start kostet

Teuer wird es, wenn die neue Pflegekraft nach einigen Wochen oder Monaten wieder geht. Dann sind die Kosten aus Abschnitt 1 und 2 angefallen und verloren. Für die Nachfolge muss das Haus noch einmal etwa die gleiche Summe aufwenden: Die Stelle ist wieder offen, die Suche beginnt von vorn, und das Team arbeitet die nächste Person ein. Oft kündigt sich ein Abgang an, etwa wenn jemand kaum noch fragt oder sich zurückzieht. Wie Sie solche Signale erkennen, zeigt unser Beitrag Neue Pflegekräfte halten: die 4 Momente, in denen sich Bleiben entscheidet.

Hinzu kommen Folgen, die sich kaum beziffern lassen: In einem Team, das zum wiederholten Mal einarbeitet, sinkt die Bereitschaft dazu. Und Mehrarbeit über lange Zeit belastet auch die Kolleginnen und Kollegen, die bleiben.

4. Wo sich Kosten senken lassen, ohne an der Begleitung zu sparen

Nicht jeder Teil der Einarbeitung braucht einen Menschen, aber der wichtigste schon. Es lohnt sich, zwei Arten von Wissen zu trennen:

• Was sich festhalten lässt: Abläufe, Standards, Formulare, Ansprechpersonen. Einmal aufgeschrieben, in die Erstsprache übertragen und jederzeit nachlesbar und vorlesbar, muss es nicht jedes Mal mündlich erklärt werden.
• Wofür es Menschen braucht: im Team ankommen, ungeschriebene Regeln verstehen, fachlich sicher werden am Bett. Hier ist die Zeit von Praxisanleitung und Willkommens-Buddy am besten eingesetzt.

Wer das Wiederholbare festhält, gewinnt Zeit für die persönliche Begleitung. Und wer den Fortschritt im Blick hat und in den entscheidenden Momenten nachfragt, erkennt früh, wenn jemand ins Wanken gerät, bevor aus Überforderung eine Kündigung wird. Dafür zeigt inlyte der Leitung in einer Übersicht, wie weit jede neue Kraft in ihrer Einarbeitung ist, welche Aufgaben offen sind und wann ein Gespräch ansteht. Sie ersetzt das Gespräch nicht, zeigt aber, wann es Zeit dafür ist. Wie das aussieht, sehen Sie in unserem kurzen Rundgang.